Många organisationer hanterar samtycke för personbilder ad hoc – en muntlig fråga vid fotograferingen, kanske ett mejl efteråt, sällan något som går att hitta igen. Det skapar två problem: bilder används utan dokumenterat samtycke, eller så vågar ingen använda dem alls. Ett tydligt flöde löser båda.
Varför samtycke behövs
Ett foto av en identifierbar person är personuppgifter enligt GDPR. För att publicera bilden i extern kommunikation behöver du en laglig grund – oftast samtycke. Samtycket ska vara frivilligt, informerat och möjligt att återkalla. Läs mer i vår guide till bildrättigheter och GDPR.
För kommunikatörer i offentlig sektor är detta inte en formalitet. Att avdelningar mejlar och frågar efter "bilden från förra sommaren" utan att veta om samtycke finns är en vanlig källa till oro.
Flödet i fyra steg
Bygg ett flöde som ser likadant ut varje gång. Då blir samtycke en rutin, inte ett undantag.
- Informera före fotograferingen. Berätta var bilderna ska användas och hur länge. Den som vet syftet kan ge ett verkligt samtycke.
- Samla in samtycket skriftligt. Använd en mall med namn, datum, vilka kanaler och en kryssruta för återkallelse.
- Koppla samtycket till bilden. Spara samtycket där bilden ligger – inte i en separat pärm som ingen hittar.
- Granska vid återpublicering. Innan en gammal bild används igen, kontrollera att samtycket fortfarande gäller och täcker den nya användningen.
Dokumentation som går att hitta
Det räcker inte att samla in samtycke – du måste kunna visa det. Spara vem som samtyckt, till vad och när. När samtycket ligger separat från bilden faller rutinen ofta isär: bilden finns på servern, men samtycket är borta.
En bildbank löser kopplingen genom att lagra samtycket som metadata på bilden. I Vy Bildbank kan du knyta avtal och samtycke direkt till mediefilen, så att den som söker fram bilden också ser om den får användas. Det gör skillnaden mellan en bild du vågar publicera och en du låter ligga.
Återkallelse utan panik
Samtycke kan återkallas. Be en person dig ta bort sin bild ska du göra det – från alla kanaler. Med samtycket kopplat till bilden ser du direkt var den ligger och vilka som har åtkomst. Utan den kopplingen blir återkallelse en jakt genom mappar och inlägg.
Bygg flödet en gång, använd det konsekvent, och samtycke blir det som låter dig använda fler personbilder – inte färre.