Som kommunikatör i en kommun hanterar du bilder åt flera avdelningar – och många av dem visar medborgare. Ett foto av en identifierbar person är personuppgifter enligt GDPR, vilket gör samtycke till en återkommande fråga. Utan en rutin blir varje fotografering en ny diskussion. Med en rutin blir det hanterbart.
När krävs samtycke?
Huvudregeln: ska en identifierbar person synas i kommunens externa kommunikation behöver du en laglig grund, oftast samtycke. Vissa situationer har undantag eller egna avvägningar:
- Publika evenemang kan ha utrymme för bilder där enskilda inte är i fokus, men närbilder på identifierbara personer kräver oftast samtycke.
- Nyhetsrapportering kan ha annan grund än marknadsföring.
- Bilder där personen inte går att identifiera är inte personuppgifter på samma sätt.
Vid tveksamhet, utgå från att samtycke behövs. Se vår guide till bildrättigheter och GDPR för grunderna.
Barn kräver särskild hänsyn
Bilder på barn är extra känsliga och kräver vårdnadshavares samtycke. För kommuner är det vanligt i skol-, förskole- och fritidsverksamhet. Skapa en tydlig blankett som vårdnadshavare fyller i, och notera att samtycket kan se olika ut för olika kanaler – ett medgivande till intern dokumentation är inte ett medgivande till annonser.
Ett flöde som håller över avdelningar
Det som faller isär i en kommun är sällan reglerna – det är rutinen. Bygg ett flöde som ser likadant ut oavsett vilken avdelning som fotograferar:
- Informera före fotograferingen om var bilderna ska användas.
- Samla samtycket skriftligt med en gemensam mall för hela kommunen.
- Spara samtycket med bilden, inte i en separat pärm per avdelning.
- Granska vid återanvändning om samtycket täcker den nya användningen.
Läs mer om hur du bygger samtycke för personbilder steg för steg.
Samtycket måste följa bilden
Det vanligaste problemet i en kommun är att bilden finns kvar men samtycket är borta. En avdelning frågar efter "bilden från sommarens evenemang" och ingen vet längre om den får användas. Lösningen är att koppla samtycket till bilden. I Vy Bildbank lagras avtal och samtycke som metadata direkt på mediefilen, och innehållet ligger på servrar i Sverige. Då ser den som söker fram bilden om den får användas – och samtycket försvinner inte med tiden.