Leverantörers funktionslistor är långa och förvillande lika. Det som skiljer en bra bildbank från en frustrerande är sällan antalet funktioner, utan hur väl den passar era arbetsflöden. Den här checklistan utgår därifrån.
Börja med arbetsflödena, inte funktionerna
Skriv ner era tre vanligaste bildflöden innan ni tittar på en enda leverantör. Typiskt något i stil med: "fotograf levererar kampanjbilder", "byrån behöver logotyper och produktbilder", "webbredaktören söker fram och beskär bilder". Det är mot de flödena varje krav nedan ska prövas – inte mot en demo med leverantörens tillrättalagda exempelbilder.
Sök och vardagsanvändning
- Sökning bortom filnamn. Går det att hitta en bild på taggar, beskrivning och datum – utan att veta vad filen heter?
- Taggning vid uppladdning. Hur lång tid tar det att ladda upp och tagga 200 bilder? Be att få se det, med klocka.
- Exportformat per kanal. Kan teamet ladda ner bilden i rätt storlek för webb, sociala medier och tryck utan bildbehandlingsprogram?
- Begriplig för sällananvändare. Hittar en säljare som loggar in en gång i månaden rätt utan utbildning?
Säkerhet, GDPR och lagring
- Roller och behörigheter. Går det att ge fotografer enbart uppladdningsrätt och externa parter enbart läsrätt? En enkel modell beskrivs i Behörigheter i bildbank.
- Samtycke kopplat till bilden. Kan ni se direkt på bilden om det finns samtycke, och söka fram alla bilder på en person?
- Datalagring inom Sverige eller EU. Avgörande för GDPR-bedömningen – bakgrunden finns i Svensk datalagring.
- Spårbarhet. Syns vem som laddat upp och laddat ner vad?
Integrationer, pris och support
- Kopplingar till era verktyg. Finns integrationer för det ni redan använder – Office, Adobe, ert CMS?
- SSO när ni behöver det. Krävs inte alltid från dag ett, men ta reda på vad det kostar att lägga till.
- Begriplig prismodell. Vad ingår, vad kostar fler användare och mer lagring? Riktmärken finns i prisöversikten.
- Support och starthjälp. Vem hjälper er att komma igång, och på vilket språk?
Så använder du listan
Stryk de krav som inte är relevanta för er, vikta resten och be varje leverantör visa – inte berätta – hur kraven uppfylls i era egna flöden. Offentlig sektor har dessutom upphandlingsregler att ta hänsyn till; där finns en egen genomgång i Bildbank för kommun: vad ska upphandlingen kräva?. Med listan ifylld blir leverantörsvalet ett beslut med underlag i stället för en känsla.
